пятница, 26 марта 2010 г.

Координация работы отдела

Упомянутая  ранее программа организации дел LeaderTask показала себя достаточно удобным средством для хранения, упорядочения и отчетности всего списка дел для одного человека.

Возникла задача о координации действий нескольких человек, участвующих в нескольких проектах. На ум (конечно же) приходят всевозможные сервисы Гугль, от GoogleDocs до GoogleWave, которые, к сожалению, не применимы в наших условиях с ограничениями по доступу в Интернет.

Задача была решена оффлайновым способом: на стену, видимую всем сотрудникам отдела, была вывешена белая доска с маркером. Доска разделена вертикально на три части, по одной части на проект. В начале месяца на доску записываются глобальные планы на месяц по проекту. По мере выполнения планов записанное стирается или видоизменяется. Лучший результат: к концу месяца девственно чистая доска.

В нижней части доски немного места отведено под масштабные цели ("покорить мир", "посадить 100 деревьев", "вывести сайт в тройку лидеров") по каждому проекту.

В нашем варианте исполнители конкретных дел, а также рутинные дела ("полить цветок", "убрать планету") не указываются, т.к. доска в нашем варианте маленькая (формата А1), и нам не хватает места. В идеальном варианте я бы добавила и то и другое, совместив с системой значков приоритетности дел и цветами для разных исполнителей.

Вполне вероятно, что в ближайшем будущем так и будет.

воскресенье, 22 ноября 2009 г.

LeaderTask

С появлением в рабочей жизни третьего проекта (в дополнение к имеющимся двум большим и множеству мелких) ежедневник на бумаге перестал справляться с возложенными на него обязанностями и я начала думать о возвращении к ведению списка дел в электронном виде.

Один знакомых рассказал про программу LeaderTask, и я поставила себе программу в демо-версии с расчетом на то, что если не понравится - то удалю и пользоваться не буду.
Но программа понравилась, и, спустя некоторое время, я купила себе полную версию (благо что стоит она совсем немного) и организовала себе некий симбиоз уже использованных ранее и хорошо себя зарекомендовавших GTD и Тайм-менеджемента по Архангельскому.

Итак, что в программе хорошего?

1. Возможность вести дела по так называемым "проектам". Проектом может быть что вашей душе угодно, в моем варианте проектами стали мои реальные проекты.
2. Каждое дело может быть прикреплено к любому количеству проектов, для него может быть установлен список исполнителей (ответственных лиц), сроки выполнения. Дела могут быть иерархическими, когда одно дело "сделать ремонт в ванной" включает в себя дела "позвонить сантехнику", "купить кафель", "перекрыть воду". Для дел можно устанавливать приоритеты, а для приоритетов - самостоятельно задавать шрифты и цвета отображения дел.
3. Кроме принадлежности к проекту, каждое дело может принадлежать к "категории" ("мелкие детали", "глобальное", "обязательно сделать"). Названия для категорий и для приоритетов может задавать сам пользователь, в зависимости от его задач. У каждого дела можно устанавливать процент и статус выполнения ("завершено", "в работе", "отложено" и т.п.). И к каждому делу можно прикрепить комментарий: текст с любыми элементами форматирования.

Из минусов могу отметить то, что при выставлении дел в иерархию, программа не сигнализирует, что дело, входящее в иерархию, сроками выполнения больше, чем "родительское". Но, надеюсь, эту ошибку разработчики устранят.

Все плюсы использования программы по настоящему начинаешь ценить тогда, когда количество дел переваливает за сотню, а ты помнишь (точнее, программа помнит), кто что и когда делает: программа позволяет удобно посмотреть список дел, в которых "отвественным" назначен ваш подчиненный, или какие дела нужно сделать по этому проекту, или что нужно делать именно сегодня. Плюс, радует возможность создавать собственные фильтры, когда выборки можно комбинировать: "что должен сделать Вася Пупкин по проекту "новогодний корпоратив" на этой неделе?". Затем все выбранное можно распечатать, а можно экспортировать в Excell и отправить в качестве плана-отчета начальству.

Теперь мой рабочий день начинается с запуска программы и получения списка дел на сегодня.
При появлении нового дела в рамках того или иного проекта я создаю дело, установливаю для дела проект, категорию, важность, исполнителя, сроки выполнения и забываю (!) про него ровно до того момента, когда оно выйдет в список дел, что нужно выполнить.
В конце рабочего дня или в течение дня проставляю "галочки" на выполненных делах.
Раз в месяц пересматриваю сроки на месяц, меняю приоритеты, ставлю планы.


Для тех, кто любит работать по работе дома приятная новость: программу можно установить на флешке (правда работать она будет медленнее, из-за скорость записи на этот носитель) и никто, кроме владельца флешки к данным доступ не получит. Для владельцев КПК есть мобильная версия, а для руководителей небольших предприятий - сетевая версия для всех сотрудников.

вторник, 8 сентября 2009 г.

Много ссылок про ежедневники

Нашла несколько хороших постов о том, какие бывают ежедневники и как их сделать самостоятельно.
1. Сайт http://www.diyplanner.com/
We are a community of people who see the value of paper as a medium for planning, productivity, creative expression, and exploring ideas. We encourage visitors to share advice and inspiration, and we love to see submissions for templates, kit images and story articles. We are also the official home of the free D*I*Y Planner kits. Please enjoy your stay, and make yourself at home.

Делают шаблоны для ежедневников. Огромное коммьюнити.

2. Сайт http://tvoybloknot.ru/
Сделан фанатом ежедневников, с множеством полезной информации. Автору глубокий респект за труд!

3. http://www.moleskine.com/
Сайт Молескинов. Без комментариев ;)

4. http://moleskine.vox.com/library/post/minddepositor-by-scription.htmlhttp://moleskine.vox.com/library/post/minddepositor-2---leather-only.html
Полезный опыт по созданию ежедневника.

Лично я пока в поисках идеального решения в готовом варианте, поскольку в нашем, хоть и бывшестоличном городе, магазинов с ежедневниками и продукцией этого типа очень и очень мало.Поэтому вполне вероятно что буду делать себе на следующий год планнинг самостоятельно.

Регулярный отдых. Навык закреплен.

В продолжение сообщения о замечательной программе WorkRave.

После более меcяца использования программы регулярный ежечасовой отдых стал ежечасовым регулярно-приятным. Потому что:
  1. Замигала картинка, но есть работа: можно отложить (на 3 минуты) или пропустить (на 50 минут) отдых.
  2. Решил пройти размяться - отметил на программе, что вышел на отдых: в следующий раз программа включится через 50 минут после твоего отдыха.
  3. Время отдыха и интервалы можно конфигурировать: мне оказалось оптимальным отдыхать по 7 минут каждый час.
  4. Если есть мысленный затор - то мигание программы сигнализирует, что нужно пройти и разгрузить голову. Без программы порой вспомнить и понять, что работаешь уже 3й час без перерыва - сложно.
  5. Мотивация к физическим упражнениям. Во время отдыха картинки по физзарядке меняются и можно повторять их. Особо стеснительным: в любом офисе есть место, где вам никто не помешает - от переговорной комнаты до туалета.
Программе однозначно ДА на рабочем компе офисного работника.

вторник, 4 августа 2009 г.

Регулярный отдых. Чем напомнить? WorkRave!

Продолжаю думать и искать на тему того, как организовать регулярный отдых во время рабочего дня. Рекламируемая программа Хроноконтрол не прижилась в силу своей вредности с блокировкой компьютера в самый отвественный момент (в приход начальства и требование срочно показать нечто на компьютере). Совершенно случайно наткнулась на программу WorkRave (http://www.workrave.org/welcome/) с белой овечкой в качестве иконки.

Программа покорила меня с первой страницы тем, что она:
1. бесплатная
2. кроссплатформенная
3. с версией на многих языках (и на русском, в том числе)
4. не блокирует компьютер, а напоминает об отдыхе
5. позволяет себя конфигурировать по всякому (мини-отдых, регулярный отдых, перерыв на обед)
6. запускается автоматом при старте компьютера
7. считает время активности и время отдыха и выводит все это дело в табличке с привязкой к календарю.
8. во время перерывов показывает, чем нужно заняться - идет демонстрация упражнений для рук, ног, глаз, туловища и т.д.
9. очень-очень дружелюбная. Например, когда исчерпан лимит работы, программа ненавязчиво намекает: "если вы не можете уйти от компьютера - займитесь чем-нибудь другим, например, бумагами".
10. и так далее, дружелюбно, понятно и удобно.

Настоятельно рекомендую к установке на рабочий компьютер тем, кто озабочен вопросом организации собственного регулярного отдыха на работе

четверг, 23 июля 2009 г.

Регулярный отдых. Как?

Почти каждая книга по эффективной организации времени в течение рабочего дня содержит в себе совет: «отдыхайте регулярно».

Что такое регулярно? Оптимально, это раз в час встать и размяться (=размять себя) в течение 10 минут. Именно так – поднять свою пятую часть со стула и пройтись. И так каждый час.

Курильщикам просто – они встают и идут. Хоть курить, но идут ;)

«А если у меня напряженная работа, и я не могу уйти с рабочего места – вон сколько дел!»

Все равно выходить. Работать «на износ» чревато тем, что рано или поздно ваш организм даст сбой (причем в самый неподходящий для этого момент!) внезапно заболев, к примеру.

«А как мне организовать себя на регулярный отдых? Все время забываю что отдыхать надо!»

Поставьте ремайндер в почтовом клиенте, на сотке – пусть пикают и напоминают.

Другой вариант – установить специальную программу, которая будет напоминать о том, что отдых необходим (например, свободно распространяемую http://ru.wikipedia.org/wiki/Workrave).

И через некоторое время вы заметите, что несмотря на то, что рабочее время по факту сократилось более чем на час, общая производительность повысилась!

понедельник, 15 июня 2009 г.

Из чего должен состоять день или "Лягушка-Зачистка-Прорыв"!

С недавних пор мой ежедневник пополнился значками, напротив каждого запланированного дела.
Значком ~ я отмечаю дела категории "Лягушка" - давно надо было бы сделать, а вот все не хочется, все откладываю, хоть и надо.
Значком ... обозначаю дела категории "Зачистка" - технические мелочи, без которых жить можно, но если их сделать, то жить станет проще (например, привести в порядок папку "Мои документы", рассортировать ее и упорядочить).
Значком ! обозначаю Прорыв или Подвиг - то дело, после совершения которого можно с гордостью сказать - день прошел не зря, ура!

Глядя на список дел с этими значками сразу можно вычислить, чем заниматься в ближайший час (зная, каким час будет - активным утром или вялым послеполуднем). Кроме этого, по итогам дня видно, каким был день: вяло-разгребательно-зачищательным, или бодро-активно-прорывным.

Ряд авторов советует, что каждый день нужно "съедать" по одной лягушке - решать те дела, которые откладываем в долгий ящик, которые будучи в этом ящике, никуда не исчезают, а только тихонько капают нам на мозги: "я тут, я тут, ква, ква".

И ведь действительно так - стоит разобраться с лягушками, как и на остальное энергии становиться больше, и Подвиги совершать получается радостнее ;)